Primeiramente o síndico precisa confirmar se a assembleia em ambiente virtual não é proibida na Convenção do Condomínio (exceto até 31/10/2020, conforme Lei 1410/2020). Caso a Convenção proíba explicitamente a assembleia em ambiente virtual, será necessário realizar a aprovação do novo método por meio de uma assembleia presencial com quórum qualificado. Caso ela não seja expressamente proibída, o síndico pode, para se resguardar, propor uma alteração na convenção, incluindo expressamente essa possibilidade.
Para contabilizar os votos eletrônicos com validade legal, evitando ajuizações futuras, os ritos das assembleias presenciais deverão ser seguidos rigorosamentes. Sendo necessário o edital de convocação, além de ser explicado pelo síndico e/ou administrador como a assembleia será realizada em ambiente virtual.
Depois de verificado essas legalidades, o síndico e/ou administrador precisará criar, na plataforma Assembleia Fácil, uma nova assembleia e inserir nela o edital de convocação que explicará como essa assembleia será realizada. Após o cadastro da assembleia o administrador poderá enviar uma mala direta para todos os participantes com o edital em anexo para visualização de todos os participantes da assembleia. O debate e discussão dos assuntos da pauta poderão ser realizados tanto via vidoconferência (usando ferramentas de videoconferência, tais como o zoom meetings ) ou por chat, que poderá ser debatido por um período de tempo, como alguns dias ou semanas, dentro da nossa plataforma.
Quando finalmente chegar o dia da votação, caso o chat de debate seja utilizado, os assuntos já estarão deliberados e assim será mais fácil elaborar a lista de perguntas para votação. Depois de elaborado as perguntas para votação, você poderá enviar de maneira segura um link único para votação a cada participante da assembleia. Por meio do email e de um código de validação do participante, o voto dele será contabilizado e assim o resultado da assembleia será gerado.
Finalizado o período de votação, um email com os resultados será enviado a todos os participantes da assembleia. Automaticamente o sistema gera uma ata modelo com os resultados, um relatório com os resultados que poderá ser levado ao cartório e uma lista de presença com nome, email e ip público do participante da assembleia. Esses documentos poderão ser levados ao cartório para o registro da Ata de Assembleia.
