Dúvidas sobre assembleias virtuais?
Como funciona?
Primeiramente o síndico precisa confirmar se a assembleia em ambiente virtual não é proibida na Convenção do Condomínio (exceto até 31/10/2020, conforme Lei 1410/2020). Caso a Convenção proíba explicitamente a assembleia em ambiente virtual, será necessário realizar a aprovação do novo método por meio de uma assembleia presencial com quórum qualificado. Caso ela não seja expressamente proibída, o síndico pode, para se resguardar, propor uma alteração na convenção, incluindo expressamente essa possibilidade.
Para contabilizar os votos eletrônicos com validade legal, evitando ajuizações futuras, os ritos das assembleias presenciais deverão ser seguidos rigorosamentes. Sendo necessário o edital de convocação, além de ser explicado pelo síndico e/ou administrador como a assembleia será realizada em ambiente virtual.
Depois de verificado essas legalidades, o síndico e/ou administrador precisará criar, na plataforma Assembleia Fácil, uma nova assembleia e inserir nela o edital de convocação que explicará como essa assembleia será realizada. Após o cadastro da assembleia o administrador poderá enviar uma mala direta para todos os participantes com o edital em anexo para visualização de todos os participantes da assembleia. O debate e discussão dos assuntos da pauta poderão ser realizados tanto via vidoconferência (usando ferramentas de videoconferência, tais como o zoom meetings ) ou por chat, que poderá ser debatido por um período de tempo, como alguns dias ou semanas, dentro da nossa plataforma.
Quando finalmente chegar o dia da votação, caso o chat de debate seja utilizado, os assuntos já estarão deliberados e assim será mais fácil elaborar a lista de perguntas para votação. Depois de elaborado as perguntas para votação, você poderá enviar de maneira segura um link único para votação a cada participante da assembleia. Por meio do email e de um código de validação do participante, o voto dele será contabilizado e assim o resultado da assembleia será gerado.
Finalizado o período de votação, um email com os resultados será enviado a todos os participantes da assembleia. Automaticamente o sistema gera uma ata modelo com os resultados, um relatório com os resultados que poderá ser levado ao cartório e uma lista de presença com nome, email e ip público do participante da assembleia. Esses documentos poderão ser levados ao cartório para o registro da Ata de Assembleia.
Muitos benefícios poderão ser vistos ao realizar assembleias em um ambiente virtual. Um dos mais destacados é a participação, enquanto na assembleia presencial o comparecimento não ultrapassa 40% (quando se chega esse percentual), nas assembleias virtuais a participação chega a 80%. Isso ocorre especialmente em condomínios de regiões turísticas, onde a maioria dos proprietários não mora próximo ao condomínio, o que dificulta uma participação ativa dos proprietários nas decisões do condomínio.
Outro real benefício é a menor probabilidade de desgaste por falta de objetividade e conflitos entre os moradores, algo muito comum nas assembleias presenciais. Afinal, como tudo está documentado e a pauta poderá ser discutida por um ambiente virtual previamente, a assembleia se torna mais objetiva, ágil e com menos discussões acaloradas.
Legalidade da Assembleia Virtual
O CAPÍTULO VIII, a respeito dos CONDOMÍNIOS EDILÍCIOS, no Art. 12 declara: “A assembleia condominial, inclusive para os fins dos arts. 1.349 e 1.350 do Código Civil, e a respectiva votação poderão ocorrer, em caráter emergencial, até 30 de outubro de 2020, por meios virtuais, caso em que a manifestação de vontade de cada condômino será equiparada, para todos os efeitos jurídicos, à sua assinatura presencial.”
Desde o início da pandemia COVID-19, muitos condomínios passaram a questionar a legalidade das assembleias em um ambiente virtual. A realidade é que com o avanço da tecnologia, se tornou viável realizar assembleias em um formato digital.
É claro que para ser válida uma assembleia precisa cumprir todos os requisitos legais e deveres. Mas o que diz a lei sobre as assembleias virtuais?
De acordo com o artigo 1.350, do Código Civil Pátrio, que declara:
Convocará o síndico, anualmente, reunião da assembléia dos condôminos, na forma prevista na convenção, a fim de aprovar o orçamento das despesas, as contribuições dos condôminos e a prestação de contas, e eventualmente eleger-lhe o substituto e alterar o regimento interno.
Ou seja síndico deve convocar as assembleias, mas a lei não exige que a mesma seja realizada exclusivamente em ambiente físico. Embora a lei não vete o formato, ela impõe o dever de cumprimento da Convenção, por isso é imprescindível conhecer os limites estabelecidos nela. Como exceção, durante o período da pandemia, entrou em vigor a lei nº 14.010/2020, que autorizou que esse tipo de assembleia seja feita sem a disposição em Convenção. No entanto essa lei tem caráter provisório, valendo até 30/10/2020.
Algo que deve ser levado em conta é que o Código Civil expressa claramente que todo condômino tem o direito de participar das assembleias, estando adimplente, e, ainda, que a assembleia só poderá ser realizada caso todos tenham sido convocados. Por isso, é importante adotar todas as medidas para que nenhum condômino se sinta prejudicado com o formato escolhido. E isso vale não só para a asembleia realizada em ambiente virtual, pois realizar a assembleia presencialmente também pode prejudicar grande parte dos condôminos caso tenham dificuldades de estar presentes em uma reunião presencial.
Embasado pelo artigo 1.350 do Código Civil, a convenção do condomínio é quem determinará a possibilidade do novo formato e os parâmetros da assembleia. Ou seja, o síndico poderá realizar a assembleia virtual se a constituição do condomínio permitir e desde que não exclua o direito de participação de nenhum condômino.